В департаменте сельского хозяйства Вологодской области завершен очередной
этап проекта по внедрению системы электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот,
разработанной компанией Cognitive Technologies. Агропромышленный комплекс
является одним из наиболее крупных и важных секторов экономики Вологодской
области. На долю сельского хозяйства приходится около 7% основных фондов,
10% численности занятого населения, 11% валового регионального продукта,
около 40% производимых в области товаров народного потребления. В задачи
департамента сельского хозяйства входят определение и разработка приоритетных
направлений социально-экономического и научно-технического развития отраслей
агропромышленного комплекса в регионе. В департаменте работает 90 сотрудников,
83% сотрудников обеспечены компьютерами, создана и функционирует локальная
вычислительная сеть. Работа с бумажными документами в департаменте сельского
хозяйства требовала больших затрат времени, процессы поиска документов,
прохождения и контроля стали очень длительными и трудоемкими. С целью повышения
эффективности работы с документами руководством было принято решение о внедрении
системы электронного документооборота. Для внедрения системы была сформирована
рабочая группа из специалистов компании "Бизнес-Софт" и администраторов
заказчика. На первом этапе проведено обследование существующей в департаменте
системы документооборота, выявлены потоки документов и основные маршруты
их прохождения. В соответствии с этим обследованием с помощью инструментария
ЕВФРАТ-Документооборот были разработаны регистрационно-контрольные карточки
потоков документов. На следующем этапе была проведена апробация программы
в двух структурных подразделениях департамента. В результате были выявлены
и устранены недостатки в настройке регистрационно-контрольных карточек и
самой схеме организации электронного документооборота. После этого были
проведены все необходимые организационные мероприятия — в структурных подразделениях
департамента приказом начальника департамента назначены ответственные за
электронный документооборот, разработаны временный регламент электронного
документооборота и инструкции для пользователей и регистраторов. В июне
2006 года система электронного документооборота была запущена в опытную
эксплуатацию. Переход от бумажного к электронному документообороту осуществлялся
постепенно. Вначале была автоматизирована работа только с одним потоком
документов — входящей корреспонденцией, а потом добавлены остальные. Предварительно
для сотрудников департамента было проведено обучение работе в системе. Техническую
поддержку системы осуществляет компания "Бизнес-Софт".