Специальная астрофизическая обсерватория (САО) - научно-исследовательский
институт Российской академии наук. Сотрудники обсерватории обеспечивают
астрономические наблюдения на телескопах БТА (Большой телескоп азимутальный)
и РАТАН-600 (Радиотелескоп академии наук) в соответствии с решением программного
комитета и ведут собственные исследования в различных областях астрофизики
и астрономии. Вопрос об использовании современных средств управления документами
был поднят руководством САО в связи с необходимостью систематизации документооборота
организации. Посредством внедрения системы электронного документооборота
(СЭД) планировалось упорядочить и автоматизировать процессы регистрации,
движения, обработки и хранения документов. Внедрение системы было решено
провести самостоятельно, силами собственного отдела информационных технологий.
На первом этапе внедрения была проведена методическая работа по систематизации
документооборота САО, в ходе которой были сформированы потоки документов,
наборы регистрационно-контрольных карточек и отчетов, предложена схема распределения
прав доступа к информации. После этого IT-специалисты с помощью инструментария
"ЕВФРАТ-Документооборот" осуществили настройку системы в соответствии с
построенной моделью документооборота. На следующем этапе планируется установить
рабочие места "ЕВФРАТ-Документооборот" в аппарате управления САО и провести
обучение пользователей.