Завершен первый этап проекта по внедрению системы электронного документооборота
в Администрации Пермского края. Проектная команда отчиталась перед губернатором
края Олегом Чиркуновым и специалистами администрации об итогах первого этапа
проекта. Электронный документооборот внедряется компанией КРОК в администрации
и исполнительных органах государственной власти Пермского края с декабря
2005 года. Внедрение системы предусмотрено в три этапа, по завершении которых
будет создано хранилище электронных документов и механизм управления потоками
работ, позволяющий организовать мониторинг прохождения и обработки документов
и получать статистические отчеты. Первый этап проекта – обследование – специалисты
КРОК проделали в тесном сотрудничестве со всеми служащими администрации.
Пользователями системы станут более 1150 чиновников, поэтому исключительно
важно, чтобы решение максимально отвечало требованиям пользователей и специфике
деятельности государственной организации. Кроме того, необходимо было оперативно
учесть все организационные изменения, связанные с формированием Правительства
Пермского края. В ходе проекта специалисты КРОК при участии специалистов
администрации провели обследование всех существующих процессов документооборота
и ИТ-инфраструктуры. Полученная информация позволила сформировать принципы
построения электронного документооборота, оптимизировать схемы движения
документов. Кроме того, были выработаны предложения по реорганизации ИТ-инфраструктуры
администрации. Система обеспечит совмещение электронного и бумажного документооборота
за счет применения технологии потокового сканирования и использования электронно-цифровой
подписи. В рамках проекта будет создан интернет-ресурс — «единое окно» для
обращений граждан края. Сайт позволит гражданам подавать документы и заявки
в администрацию в электронном виде и в режиме реального времени получать
информацию об этапах исполнения заявки. Проектная команда проделала подготовительную
работу для обеспечения максимально легкого запуска системы документооборота:
установлено и настроено оборудование для опытной эксплуатации, разработана
программа тренингов для сотрудников, введена в действие система дистанционного
обучения. Ковыев Алексей Русланович, руководитель аппарата Администрации
Пермского края отметил: «Мы прекрасно понимаем, что внедрение такой сложной
и масштабной системы невозможно без поддержки со стороны всех служащих администрации.
Мы должны вовлечь в проект всех наших сотрудников, чтобы добиться общей
цели — увеличить эффективность нашей работы, сделать ее максимально прозрачной
для граждан края, обеспечить открытое взаимодействие с ними. На сегодняшнем
собрании мы рассказали о первых результатах всем сотрудникам администрации».
Виталий Шилов, руководитель направления документооборота компании КРОК:
«Внедрение системы электронного документооборота в Администрации Пермского
края – наверное, единственный в России проект такого масштаба в органах
госвласти. Поэтому для нас особенно важна та поддержка и помощь, которую
мы получаем со стороны руководителей и специалистов администрации. На сегодняшний
день мы выполнили все запланированные к этому моменту работы, и уверены
в успехе проекта».